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        遠程辦公的HR經理

        作者:?博愛 發布時間:?2019年11月17日 20:03:48

        有了完備的通信技術、周密的計劃和充分的可信度,人力資源工作者完全可以在家里實施遠程工作。
        遠程工作對于多數人來講都已經不是一個陌生的話題,但是,在有些企業,對于人力資源工作者實行遠程辦公,依然存在觀念上的障礙。員工們無法接受他們不能走進人力資源經理辦公室去問問題或者解決問題這一事實。CEO們也不能理解,人力資源工作者在家里也能不損害與員工的關系,并把工作做好。
        確實有一些人力資源工作者依靠良好的通信技術、扎實的工作計劃以及能夠隨時聯系上的可靠紀錄,克服了這些障礙,從而卓有成效地實現了遠程工作。伊利諾斯州奧羅拉大學人力資源部主任Terri Hoehne說:“我在家里干8到10個小時,比在辦公室干8到10個小時,完成的工作要多得多。”
        Terri Hoehne: “我在家里干8到10個小時,比在辦公室干8到10個小時,完成的工作要多得多。”
        像許多進行遠程工作的人力資源官員一樣,Hoehne只是部分時間在家工作。她在家工作的時間是根據需要安排的,“當我有事情需要坐下來好好想一想的時候”。這種情況包括制定預算、作工資分析,以及規劃學校網站政策等等。她解釋說:“這些都是很費時間的工作。”
        遠程辦公并非對于各種人力資源工作都適宜。Hoehne承認:“我并不認為所有工作日都可以實行遠程辦公。我覺得定期與員工進行面對面的交流還是很必要的。”
        這適合你嗎?
        人們一般都認為,并非所有人力資源職位都適合于遠程辦公,而且已實行遠程工作的人力資源官員也不認為可以所有工作日都在家辦公。但是,令人驚訝的是,遠程辦公專家們認為,即使是獨當一面的人力資源工作者和負有重要管理責任的領導,也能夠作出非常有益的遠程工作安排。
        佛羅里達州JumpStart公司現任董事長Carole Stein還開辦著一家人力資源在線服務公司,叫做HRLibrary.com,那里的全部職員都實行遠程辦公。Stein說:“如果一位經理懂得如何管理人和計劃,那么人力資源工作不能在遠程工作環境下完成,就說不通了。”他認為,分管福利、招聘和工資的人員就沒必要所有工作日都現場辦公。
        新澤西州蒙默斯的一位提倡企業采用遠程辦公方式的咨詢師Gil Gordon說:“不應該問‘這項工作或這個職能區域是否適合于遠程辦公?’這樣的問題,而應該問‘這項工作一到三天的工作量在家里完成是否更好?’”Gordon曾在Johnson & Johnson公司做了10年人力資源工作。他認為,像工資和福利這樣“極其倚重信息”的工作就可以在家里借助電腦完成。Gordon還說,由于許多應聘者現在都是舒舒服服地通過E-mail發簡歷,所以一些與招聘有關的工作也可以通過遠程辦公來做。
        盡管人力資源工作具有遠程辦公的可能性,但很明顯距離所有人力資源工作都實行遠程辦公還有很長一段路。Stein承認:“有些人力資源方面的問題,員工需要坐下來與你討論。”而如果人力資源官員正在家辦公,“你不可能馬上就到某人的辦公室與他聊上一通”。
        對于負責員工關系和員工幫助計劃的人力資源工作者來說尤其如此。Gordon說:“你無法預測員工什么時候會有問題來找你,什么時候又必須面談。”他補充道,完全通過視屏或E-mail進行聯系是不可能的。
        Gordon認為,一項工作是否適于遠程辦公,除了要看工作類型外,還要看工作本質,考慮更靈活的選擇。有些人力資源工作或計劃是周期性的,可以不考慮每周幾天,而是在每月幾天甚至每季度幾天的基礎上制定遠程工作的時間表,以更好地配合工作流程。
        Gordon舉了制定培訓計劃的例子。在最初和最終階段,計劃制定者必須與參加培訓的公司員工及專家交流,以確定目標、任務和結果,但中間相當長一段時間則完全可以實行遠程工作。
        Gordon說: “這種工作必須是便攜式的。你需要在家工作許多天,工作所需的一切必須能夠帶回家,或者能通過電話線得到。”
        像所有準備進行遠程工作的人一樣,你還得考慮你是否愿意獨自一人工作。對于慣于“做人的工作”的人力資源工作者來說,這個問題尤其突出。
        Joyce Corley曾經是一家大型國際會計公司的人力資源分析師,全職遠程工作過三年。Corley并非自己要求遠程辦公的,而是因為公司在費城的辦公室空間緊張,不得已而為之。Corley說自己的工作情況不錯,因為她是一個“只要有事可做,就會去做”的人。Corley的工作包括制定贊助性行動計劃,進行超時工作的分析,做兩周一次的人事總結以及為公司的12個部門提供面試評估等等。
        但是,最終Corley還是覺得缺乏人際交流的損失太大了。她回憶說:“遠程工作的不利之處是喪失了與人接觸的機會。我認為大多數做人力資源工作的人都是以人為本的,喜歡與人打交道。盡管我在遠程工作期間也享受到了它的好處,但我現在還是非常高興脫離了這種狀態。”她現在供職于亞利桑那州滕比的WhiteHat數據服務公司,是全職的人力資源經理,每天都要上班。
        人的障礙
        遠程辦公的人力資源工作者們說,最大的難題之一是要使你在公司內部的“顧客”們和老板確信,雖然“見面時間”少了,但你的工作仍然做得不錯。
        Catherine Roseberry本人是一位遠程工作者,同時還是“指導”一家關于遠程工作的網站的專家。她說:“人們對見面時間看得過重了。”她認為,定期開會—也許兩周一次—或者舉行網上會議,都能夠解決同事集體交流問題。
        但是技術上使得人力資源工作者有了在家辦公的可能性,并不意味著人們能夠接受它。
        Stein說,遠程工作能否成功,“取決于你工作的環境,以及你所在的企業對于技術的態度”,因為必須以諸如傳真機、E-mail、電話會議等技術取代傳統的面對面交流方式。她手下的員工互相之間住得都很遠,他們每星期開一次在線會議,每個月才聚集開一次面對面的會議。
        而且,人力資源工作者還需要使員工們對于不在辦公室而與他們聯系感到習慣。Corley說,當她剛剛開始遠程辦公時,許多同事打電話到她家尋求幫助,首先會開口致歉: “您在家里我還要打攪,真是對不起。” Corley不得不提醒他們:“不,沒關系。我正在工作。”
        Linda Konstan是丹佛的美國慈善協會人力資源部主任。她有時在家里遠程辦公,并且經常不能事先確定時間,她不得不訓練員工們習慣于在需要時往她家里打電話。
        Konstan在她的辦公室門上貼了許多可以“沿虛線撕下”的電話號碼,供那些當她不在時有事找她的同事聯系用。她說:“大家都已經習慣于往家里打電話找我。”但是,她承認“足足用了8個月才建立起可信度”,使大家確信她通過電話和E-mail也能保證足夠的時間來回答他們的問題。她說: “一旦你建立起了可信度,大家就不在乎你在哪里辦公了。”
        Konstan說她想不起曾經有過出了急事卻又找不到她的情況,但她發現在許多情況下她的同事們寧愿等她來了之后再提出自己的問題。
        Gordon提出,對于員工們諸如填寫健康保險單等表單方面的問題,人力資源部可以通過在公司內部網上提供標準化樣單來解決,這樣就不必設專人作現場解釋工作了。Gordon說:“你可以不用人介入就使大家明白該怎么做。”
        也可以選擇在辦公室里為自己確定一個替補人選。Konstan說,她的同事們都知道,與上保險有關的問題也可以去問負責工資單的經理。但她也向他們講明了哪些問題不應去麻煩那位經理。她說:“對于難以作出決定的問題,他們就不要去問她了。”
        不要取代自己
        但在有些情況下,在辦公室里指定一位替補人選,結果卻適得其反。
        Amy Spalek是弗吉尼亞州里士滿的一個退休者之家Masonic Home的人力資源部主任。公司有150名員工。自公司成立后,她就有一半時間在家辦公。Spalek說她可以在家里編制政策方面的手冊,并接受電話訪問。她在辦公室里設了一位全職的行政助理來幫助她。
        結果沒過多久,Spalek就發現員工們越來越多地去向那位行政助理問問題。她說: “由于我老是不在辦公室,他們簡直不認識我了。”雖然她和她的上司從來沒聽到過有人抱怨找不到她。Spalek說:“這讓我很不舒服,因為我強烈地感到似乎我必須坐班,員工們才能找到我。”但Spalek仍然只有一半的時間到辦公室辦公。
        對此,Stein提出忠告:“千萬別設一個全職的替身取代你自己。你要么在那兒,要么根本不在。”
        一個可以兌現的可靠計劃
        要使人力資源這一領域接受遠程工作的概念,同時使管理層不會反對,就要努力制定出能夠在辦公室外完成的明確的可兌現的計劃。如果一位遠程辦公的人力資源工作者能夠承諾在特定的時間里提供特定的最終產品,人力資源經理也會感到更加欣慰。
        Stein說:“人力資源是一項職責。所以你得先明確職責,然后才能明確什么是可以兌現的。一旦你能兌現你所說的,下一步你就要保證你所承諾的什么時候能夠兌現,那樣才好。”
        對于任何機構來說,簽訂一份明確的遠程工作協議都是可取的,而且這份協議應該考慮到一定的變數。Gordon說:“就一段特定時間內哪些事情是可以兌現的,遠程工作者和管理者之間達成協議是非常必要的。”
        可兌現的計劃中應寫明須與求職者進行多少次談話、為多少空缺職務提供候選者名單或者為工程部編制多少薪酬分析。對于遠程辦公的人力資源工作者來說,在大多數情況下明確這些最終產品并不很難。
        重新確定工作 職責的催化劑
        Gordon說,為遠程工作設定特定位置的要求也促使人力資源部更加創造性地考慮工作結構。人力資源部也許能夠發現一些原先的工作職責可以重新分解組合,使之適合于遠程工作。
        當20世紀80年代初Gordon在Johnson & Johnson公司做招聘工作時,他對于一些招聘工作的程序作了修改,使得審查簡歷和初選面試者的職責轉移到了管理級別的人力資源職員身上。將這些職責從招聘程序中排除,使得招聘人員有了時間專注于更高級的任務。這一程序的第一階段顯然適合于遠程工作。
        由于人力資源工作者經常需要參與制定整個公司的遠程工作政策,讓其自己也嘗試遠程工作,有助于使他們提出更有價值的意見。Konstan便說她在幫助老板制定遠程工作計劃時借鑒了她自己的經驗,她認為進行遠程工作必須簽訂寫有明確時間表和最初試驗期的協議。
        Konstan還認為,遠程工作協議實際上是需要“不斷檢驗”的。如果它的確有效,雇主就會發現,人力資源工作者在家里完成的工作比在辦公室里完成的要多得多。Konstan打趣地說:“人力資源工作的特點便是,人們需要不斷地打攪和麻煩你,所以你必須盡可能地使他們遠程工作。”

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